Cytuno ar Pam, Sut a Phryd

Mae gofyn rhoi ystyriaeth fanwl i weithgareddau ac atyniadau craidd neu sylfaenol y digwyddiad, a fydd yn cael eu pennu ar sail natur y digwyddiad e.e. cerddoriaeth, chwaraeon, y celfyddydau, neu ddiwylliant. Yn ogystal â'r prif nodweddion ac atyniadau, mae hefyd yn beth cyffredin cael ystod o weithgareddau ategol ac eilaidd, a fydd yn cynyddu cwmpas ac atyniad y digwyddiad i wahanol randdeiliaid:

• Seremoni agoriadol.
• Cerddoriaeth (byw/ DJ/ yn y cefndir).
• Bwyd a diod (canolog neu ymylol).
• Cymdeithasu / rhwydweithio.
• Siaradwyr / cyflwyniadau
• Diddanwyr / perfformwyr / pobl enwog
• Tân gwyllt.
• Ras / gorchest / gemau / cystadlaethau.
• Arddangoswr / arddangosfeydd nwyddau
• Drama / perfformiad.
• Dawnsio / dawnswyr
• Manwerthwyr a stondinau.

Wrth benderfynu ar y cymysgedd o nodweddion a'r modd y caiff elfennau'r digwyddiad eu rhaglennu, mae'n bwysig hefyd ystyried priodoleddau unigryw, hanes a threftadaeth lleoliad a man y digwyddiad a sut y gellir ymgorffori'r rhain yn y digwyddiad i ychwanegu at ei ganlyniadau.

Mae angen ystyried agweddau fel rhaglennu yn ofalus er mwyn sicrhau'r cydbwysedd cywir o weithgareddau i ddiwallu anghenion yr holl wahanol randdeiliaid yn y digwyddiad. Yn dibynnu ar natur y digwyddiad, gall pwyllgor, sy'n cynnwys gwahanol grwpiau sy'n ymwneud â'r digwyddiad, fod yn un ffordd o ddewis a rhaglennu gweithgaredd addas.

Yn achos digwyddiadau sydd wedi cael eu cynnal o'r blaen, dylech bob amser geisio cyflwyno elfennau newydd i'r digwyddiad er mwyn eu cadw'n ffres ac yn ddeniadol, gan hefyd gadw elfennau sydd wrth wraidd y profiad cyffredinol.

Wrth ystyried cwmpas y digwyddiad a'r nodweddion ynddo, mae'n rhaid cyfeirio'n barhaus at nodau ac amcanion y digwyddiad. Er enghraifft, a yw'r digwyddiad yn canolbwyntio ar ddod â'r gymuned ynghyd, denu ymwelwyr neu gyfuniad o'r ddau? Yn sgil adnoddau cyfyngedig, gorfodir gwneud penderfyniadau anodd, felly mae bob amser yn achos o gydbwyso nodau ac amcanion yn erbyn gwahanol elfennau'r digwyddiad er mwyn sicrhau'r canlyniad gorau.

Mae angen rhoi ystyriaeth fanwl i farchnad darged y digwyddiad (cynulleidfa bosibl) o ran eu nodweddion a nifer y bobl y mae'r digwyddiad yn ceisio eu denu. Mae angen i chi wybod cymaint â phosibl am y farchnad darged/marchnad bosibl ar gyfer eich digwyddiad.

• Pwy ydyn nhw?
• Ble maent yn byw?
• Sut y byddant yn teithio i'ch digwyddiad?
• Pa fath o ddigwyddiadau y mae'r bobl hyn yn mynd iddynt?
• Beth fyddant yn ei ddisgwyl yn eich digwyddiad o ran adloniant, safon y cyfleusterau a'r amwynderau?
• Pa gyfran o'r cwsmeriaid sydd yno am y tro cyntaf a pha gyfran o'r cwsmeriaid sydd wedi bod o'r blaen?
• Sut y maent yn prynu tocynnau a phryd y maent yn gwneud hynny?
• Pa mor aml y maent yn mynd i ddigwyddiadau?
• Pa mor fawr yw'r farchnad? Pa mor fawr y dylai'r digwyddiad hwn fod?
• Faint o bobl y byddwch chi'n darparu ar eu cyfer?

Dyma rai o'r cwestiynau y dylech fod yn eu gofyn ynglŷn â'ch cynulleidfa.

O ran ble caiff y digwyddiad ei gynnal, mae angen ystyried dwy elfen eang, sef y lleoliad a man y digwyddiad. Mae'r lleoliad yn cyfeirio at ble cynhelir y digwyddiad, er enghraifft tref, pentref neu ardal ddaearyddol benodol. Man y digwyddiad yw union safle'r digwyddiad, a allai fod yn lleoliad digwyddiadau sy'n bodoli eisoes neu safle maes glas.

Gall penderfyniadau ynghylch ble y dylid cynnal digwyddiad fod yn gymharol syml neu'n gymhleth iawn yn dibynnu ar ofynion y digwyddiad ei hun. Fodd bynnag, waeth beth fo'u maint, mae'n rhaid i benderfyniad ynghylch lleoliad a man y digwyddiad gael ei wneud ar sail pwrpas a nodau'r digwyddiad, gan hefyd gydymffurfio â'r meini prawf dewis isod:

• Marchnata - bodloni anghenion y gynulleidfa darged.
• Ymarferol - Maint a chapasiti, cynllun a dyluniad.
• Gweithredol - Mynediad, maint llwyfan, pŵer, dŵr, cyfleusterau, parcio, tocynnau.
• Rheoli risg - diogelwch a rheolaeth, darpariaethau brys, seilwaith.
• Cyllid - fforddiadwy o fewn y gyllideb.
• Esthetig - yn ddeniadol ac yn ychwanegu at y digwyddiad

Yn ogystal â'r lleoliad ei hun, mae hefyd yn bwysig ystyried ffactorau allanol wrth ddewis eich lleoliad, gallai'r rhain gynnwys:

• Gwestai a llety yn yr ardal gyfagos ar gyfer cyfranogwyr / ymwelwyr.
• Mynediad i'r lleoliad a man y digwyddiad.
• Cyfleusterau parcio a mannau gollwng.
• Pellter o orsafoedd / gorsafoedd terfynol / meysydd awyr.
• Mynediad i arddangosfeydd / mannau llwytho.
• Datblygu adeiladau a threfnu gwaith ffordd.
• Digwyddiadau eraill sy'n cystadlu am leoliadau, adnoddau a chwsmeriaid.
• Digwyddiadau eraill sy'n debygol o greu problemau i gyflenwyr neu fynediad i ymwelwyr.

Ymhlith yr opsiynau am leoliad dan do y mae: Amgueddfeydd, ysgolion, colegau, prifysgolion, orielau, canolfannau cynadledda, clybiau nos, bwytai, canolfannau hamdden, gwestai, atyniadau i dwristiaid ac adeiladau hanesyddol.

Ymhlith yr opsiynau am leoliad yn yr awyr agored y mae: Parciau, strydoedd, parciau thema a sŵau, marchnadoedd, meysydd chwaraeon, parciau cenedlaethol, sgwariau, gwinllannoedd a thir amaeth agored.

Pan fyddwch wedi dewis ac archebu'ch lleoliad gallwch greu cynlluniau safle er mwyn nodi lleoliad elfennau amrywiol yn y digwyddiad. Mae agweddau allweddol bwysig yn cynnwys mynedfeydd ac allanfeydd, atyniadau a gweithgareddau, ardaloedd gwerthu, ardaloedd arlwyo ac ati. Os cynhelir y digwyddiad yn yr awyr agored, yna mae angen ystyried agweddau eraill fel lleoliad ffiniau, llwyfannau, mynedfeydd cerbydau, seilwaith, toiledau a chymorth cyntaf. Wrth ddylunio eich safle, dylech ystyried dimensiynau gweithredol a diogelwch y digwyddiad yn ofalus, yn ogystal ag estheteg o ran profiad y digwyddiad.

Ewch i wefan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch i gael arweiniad ar ddewis lleoliad a dyluniad y safle.

Mae cynulleidfa darged, gweithgareddau digwyddiadau, argaeledd lleoliadau, nodweddion y farchnad a dewisiadau trefnwyr digwyddiadau yn helpu i ddiffinio dyddiadau addas, e.e. os mai teuluoedd â phlant ifanc yw'r gynulleidfa darged, yna mae'n rhaid osgoi cyfnod pryd y mae'r plant yn yr ysgol. Yn yr un modd, rhaid sicrhau nad yw'r digwyddiad yn mynd ymlaen yn rhy hir yn y dydd. Gan ddibynnu ar natur y digwyddiad, gall penderfyniadau ynghylch pryd i'w lwyfannu fod yn opsiwn ai peidio, oherwydd mae'n bosibl y bydd set allanol o ffactorau yn sail i'r penderfyniad.

Os oes hyblygrwydd o ran llwyfannu'r digwyddiad, yna dylid dewis dyddiadau gan roi ystyriaeth briodol i'r gystadleuaeth am gynulleidfaoedd ac adnoddau i lwyfannu'r digwyddiad. Mae'n hanfodol cael darlun clir o ddigwyddiadau eraill yn yr ardal/marchnad a deall sut y byddant yn effeithio ar nifer yr ymwelwyr yn yr ardal a'u hymddygiad, yn ogystal ag argaeledd adnoddau fel lleoliadau, staff, offer a hyd yn oed mannau parcio. Bydd deall patrymau cyflenwad a'r galw yn y farchnad leol yn helpu i osgoi dewis dyddiadau anaddas, yn ogystal â helpu i ddewis dyddiadau addas a fydd yn arwain at ddigwyddiad mwy llwyddiannus.

Gallwch fynd i dudalen Be sy' mlaen yn Sir Gaerfyrddin ar wefan Darganfod Sir Gâr i weld ystod o ddigwyddiadau sydd ar y gorwel: Pan fyddwch wedi dewis dyddiad ar gyfer eich digwyddiad, awgrymir eich bod yn ychwanegu'r wybodaeth at y calendr hwn cyn gynted â phosibl.

Mae cysylltiad agos rhwng hyd ac ystod y gweithgareddau, oherwydd, po hiraf yw'r hyd y mwyaf o raglennu sy'n ofynnol, fodd bynnag, wrth gynnal digwyddiadau hirach, mae potensial y bydd prisiau tocynnau yn uwch a'r gallu i ledu argostau dros sawl diwrnod, gan ddibynnu ar y gofynion seilwaith. Wrth benderfynu ar hyd y digwyddiad, mae'n rhaid cadw mewn golwg y rhanddeiliaid sy'n rhan o'r digwyddiad a'u hanghenion a'u disgwyliadau unigol. Yn ogystal, drwy nodi pa elfennau o'r rhaglen y gellir eu rhoi ar waith ar yr un pryd a pha rai y gellir eu cynnal ar ôl ei gilydd, gellir penderfynu ar hyd y digwyddiad a ddymunir. Yn ogystal â hyd y digwyddiad, mae angen hefyd ystyried amser dechrau a gorffen yn ofalus, a hynny oherwydd materion megis y gynulleidfa darged, trefniadau cludiant, amodau traffig lleol, y tywydd ac oriau golau dydd.